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辦公室收納 - 15 個最佳收納技巧
你可能認為你沒有時間整理辦公室,但如果你真的知道這種混亂花費了你多少時間,你會重新考慮找清潔公司來整理。
偶爾重新排列和移動樁不算數。如果你把亂七八糟的東西刷進垃圾箱或書桌抽屜,也不會清理你的桌子。
一個相對整潔有序的辦公空間為更高的生產力和更少的時間浪費掃清了道路。
收納你的辦公室不必花幾天時間,一次可以做一點。事實上,如果你把它當作一個正在進行的項目,而不是大規模的攻擊,那麼維持一個有收納的辦公室會更有效。
因此,如果您已準備好開始,以下收納技巧將幫助您將辦公室轉變為高效的工作空間。
1.清理你的辦公室
整理、清空、切碎、擺脫您不需要或不想要的一切。環視四周。什麼東西你很久沒用了?
一次取一個區域。如果它不起作用,請將其送去維修或扔掉。如果您已經有幾個月沒有使用它並且想不出什麼時候真正需要它,那麼它就會消失。這適用於家具、設備、用品等。
不要忘記小擺設、植物(真實的或人造的)和裝飾品——如果它們被灰塵覆蓋,讓你的辦公室看起來很破舊,那麼它們就是公平的遊戲。
2.收集和重新分配
把每一個不屬於它的東西都收集起來,放在它應該放在的地方。
3. 建立工作“區”
決定在您辦公室的每個區域發生什麼類型的活動。你可能會有一個主要的工作區(很可能是你的辦公桌),一個參考區(文件櫃、架子、活頁夾)和一個供應區(壁櫥、架子或抽屜。)
盡可能將適當的設備和用品放置在適當的區域。
4.近距離
將您最常使用的設備和用品放在觸手可及的地方。您很少使用的東西可以存放或收起。
5. 找一個好的貼標機
選擇一個易於使用的標籤製造商。花時間給架子、箱子、籃子抽屜貼上標籤。它不僅會提醒您事情的去向,還會幫助其他可能需要在您的工作空間中查找、使用或收起任何東西的人。
6.修改你的文件系統
隨著我們完全進入數字時代,存儲紙質文件的需求已經減少。
您可以數字化存儲什麼?你在復製文件嗎?您也許可以刪除您過去使用過的一些文件和文件夾。如果您將文件存儲在計算機上,請確保定期備份。
以下是創建流暢歸檔系統的一些存儲理念:
- 創建會議文件夾- 將所有“要討論的項目”以及需要提交的項目、需要提供的報告等放在其中。這將幫助您為會議做好準備並減輕您的壓力會議向上移動。
- 創建一個 WOR 文件夾——我們的很多亂七八糟的文件都是擱置的,直到其他人回應或採取行動。將它們放在 WOR(等待響應)文件夾中。每隔幾天檢查一次,以了解您可能需要跟進的未完成操作。
- 存儲盒- 使用便宜的存儲盒來保存存檔文件並將它們從當前文件空間中取出.
- 雜誌盒——使用雜誌盒或活頁夾來存放您真正想要存放的雜誌和目錄。請確保您確實需要它們以供參考或研究,否則將它們回收或贈送。
- 閱讀文件夾- 為您要閱讀的不緊急的印刷文章和文檔指定一個文件。
- 存檔文件- 項目完成後,將所有材料放在一起並歸檔。為正在進行的項目保留“工作文件夾”。
- 每週歸檔——不要讓你的歸檔堆積如山。將你的論文放在“To File”文件夾中,每週歸檔一次。
7.清理你的辦公桌
取出所有物品,徹底清潔,只放回日常使用必不可少的物品。
如果您難以整理東西,這個整理公式將幫助您扔掉東西而不會後悔。
8. 整理你的桌面
既然您已經精簡了桌面,那麼收納它是一個好主意。
使用桌面收納者或容器來收納桌面上的項目。使用托盤放置紙張,使用容器放置較小的物品。
不要忘記您的電腦桌面!確保文件或圖像都在有收納的文件夾中。我建議你每天下班前清理電腦桌面。
9.整理你的抽屜
將一起使用的物品放在同一個抽屜空間,郵票和信封,便簽本和記事本等。
將抽屜整理器用於小物品 - 回形針、大頭釘等。為個人物品使用單獨的抽屜。
10. 單獨的收件箱
如果您經常與其他人一起工作,請為每個人創建一個文件夾、托盤或收件箱。
11.清理你的樁
希望有了新的有條理的辦公室,您不會再製造成堆的紙,但您仍然需要整理舊的。
穿過堆(必要時一次一點)並將其放在適當的位置或傾倒。
12. 分類郵件
不要只是將郵件堆成一堆以進行分類或快速通過並取出您現在需要的郵件。一拿到它就對它進行排序——行動、閱讀、歸檔、委派或移交。.
13. 指定丟棄日期
您不需要無限期地保留每張紙。當文件或文件可以被扔掉或切碎時,請在它們上做標記。
某些法律或財務文件必須保存指定的時間。確保您知道這些要求是什麼。
14.過濾您的電子郵件
有些電子郵件對閱讀很重要,有些則不那麼重要。
當您使用過濾系統標記不同類型的電子郵件時,您知道它們的優先級以及首先回复的內容。
看看這些實現收件箱零的技巧:達到收件箱零的終極方法
15.拉直你的辦公桌
在一天結束時,做一個快速拉直,這樣你第二天就有一個乾淨的開始。
底線
使用一個提示或全部嘗試。您為創建和維護高效工作區域所付出的努力將獲得巨大回報。
與其花時間尋找東西和洗牌,你可以花時間……嗯……工作,你會享受無所事事的樂趣!
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辦公室桌面收納5大技巧,提高工作效率竟然要這樣整理!? 一篇通通告訴你!
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內容目錄
成功人士這樣整理辦公室桌面
用愉悅的心情,啟動每一天的工作
辦公室桌面整理技巧,超實用的5種方法
辦公桌上一定有這三樣東西
善用桌上收納抽屜
電線線路整理
定期整理文件分類站立
電腦桌面也要定期清理
下班前的小習慣
除了桌面收納,你還可以…
桌下抽屜
牆面洞版收納
桌上收納單品推薦
LineFacebookEmail
辦公室的座位是半開放式的空間,無論坐在公司的哪個地方,桌面就是個人的門面。經常會有人因為工作忙碌,就忘了順手整理桌面空間,久而久之桌面完全亂到不行,不僅主管要的資料找不到,更容易將重要的資料用丟。以下提供三大方向,現在就好好開始檢視你的辦公座位,一起提升工作效率吧!
成功人士這樣整理辦公室桌面
《成功人士這樣整理辦公桌:恰到好處的亂,工作當場完成一半》書中就有提到,你的辦公桌代表你的辦公能力,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。所以不諱言的,我們必須好好地整理我們的辦公座位。
研究也發現,工作能力強的人,一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,就能夠明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
用愉悅的心情,啟動每一天的工作
辦公桌是工作的起點,若能夠保持桌面整齊,就能愉悅地迎向每個挑戰。辦公桌上絕對不要放與工作不相關的物品,最好只放與現在進行的工作有相關的物品。
辦公室桌面
辦公室桌面整理技巧,超實用的5種方法
辦公桌上一定有這三樣東西
年曆卡、手帳、工作便條。這三樣東西是必須在你的座位上出現的,年曆卡可以替換成立式桌曆,方便你隨時能夠知道日期的安排;手帳的部分,看個人是習慣筆記本或文件,或者你可以運用廢紙背面,裁切成4小份,隨手用長尾夾夾起,就是最好用的隨手筆記本;便利貼,也是不可或缺的物品。
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善用桌上收納抽屜
既然我們要讓桌面整理乾淨,可以運用一些桌上收納的抽屜,來讓其他小物不直接路出於辦公桌面。但並不是有抽屜就可以隨意亂塞,建議可以分成三種類別-
隨手最近的抽屜→待處理的文件、最常用到的文具(膠水、訂書機、迴紋針)
距離稍微遠的抽屜→月底整理才需要的文件、衛生用品、保健食品、個人用品
最遠的抽屜→備用文具、零食
雙層桌上收納抽屜盒
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電線線路整理
無論是手機充電線、耳機線、滑鼠電腦線,都整齊的整理乾淨。現代人高度仰賴電子用品,建議可以使用分門別類的收線器,讓辦公桌面的電線能夠簡單的分類、排列。
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定期整理文件分類站立
無論是書或者是資料,如果橫著擺放,下方的資料就會被阻擋,也不好拿取。所以最好的文堅資料整理方法就是讓文件都站立,並且分門別類,建議可以使用同一個款式酖不同顏色。豎立的資料能夠馬上抽取並使用。
電腦桌面也要定期清理
除了會實體拿到的物件外,現在很多作業都改成了線上作業。檢視你的電腦桌面,你有辦法將使用的資料夾、軟體、文件縮短在2行內嗎? 電腦桌面文件也與實際相同,除了減少電腦桌面上的資料夾外,也可以使用日本網友推薦的<四格電腦桌面分類法>
將電腦桌面分別設為-常用、正在處理中、暫存、已完成。這樣不僅能快速的分類,也可以提醒自己今天還有那些項目還沒完成。
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下班前的小習慣
除了上面提到的整理桌面5點作戰方法,有一些日常生活小習慣,在每天下班前花個2-3分鐘整理桌面,就不會讓辦公桌面長期累積。
淨空辦公桌面如同飛機跑道
想必大家都知道飛機跑道是必須要完全淨空的一乾二淨,如果每天下班前回頭看一下辦公桌,隨手整理將桌面整理乾淨,隔天上班就能擁有一個全新的桌面,不僅能夠心情愉悅也能比較快速的上手開始工作。
每個星期五下班前整理
除了每天的整理,當然有些東西不可能當天就完成,所以應該要找一個禮拜的最後一個上班天,將電腦桌面、辦公區域進行打掃。
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除了桌面收納,你還可以...
不只是桌面,辦公室收納還有其他地方可以進行整理,辦公桌周圍的空間也能夠拿來利用。
桌下抽屜
在四肢桌腳下是不是還有一大區塊空間呢?這個地方真的非常好利用,可以放置固定式的三層抽屜,或者可以使用滑輪式的移動抽屜,讓收納空間更多元,長期需要保存的文件也有放置空間。
牆面洞版收納
另外一個可以利用的位子,絕對是四周牆壁,通常桌面會有一面是依靠著牆面或者是隔板,這面牆壁也可以拿來好好運用。使用洞板收納,可以吊掛許多物件、貼上需要提醒自己的字條。
桌下收納推薦
圖片來源: 立格扉-桌下推車/Pinterest
有調查研究,其實主管都在偷偷觀察員工的辦公桌面整齊度,其實也是因為桌面能反映出一個員工的興趣、嗜好。甚至有許多人說辦公桌面就代表了一個人的第一門面,運用上面提供的辦公桌收納技巧,從現在開始動手整理辦公室吧! 相信過不久之後你就會發現你的工作效率堤升不少喔!
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